Prioritäten setzen – Tipps für besseres Zeitmanagement

Die Fähigkeit, Prioritäten setzen zu können, ist wichtig, um Ziele zu erreichen. Doch woher weißt du, auf welche Aufgaben du dich konzentrieren sollst? Welche Arbeit ist dringend, welche Möglichkeiten zur Optimierung deines Zeitmanagements gibt es? Im Folgenden haben wir die Denkweise skizziert, die du haben musst, wenn du lernen möchtest, wie man Prioritäten setzt. Außerdem stellen wir dir Tipps vor, die du verwenden kannst, um die Priorisierung deiner täglichen To-Do-Liste zu verbessern.

Prioritäten setzen durch Haftnotizen mit unterschiedlichen Farben.

Was hat das Prioritäten setzen mit dem Verspeisen von Fröschen zu tun?

Ein altes Sprichwort zum Thema Prioritäten setzen besagt, dass man, wenn man morgens aufwacht und einen lebenden Frosch isst, mit der Gewissheit durch den Tag gehen kann, dass das Schlimmste, was einem an diesem Tag passieren kann, bereits vorbei ist. Mit anderen Worten: Der Tag kann nur noch besser werden!

Die Idee hinter diesem Konzept der Priorisierung ist, dass man die größte, härteste oder nervigste Aufgabe jeden Tag als Erstes in Angriff nimmt. So kann man durch den Rest des Tages gehen in dem Wissen, dass das Schlimmste bereits vorbei ist. 

Ein anderes altes Sprichwort besagt, dass man, wenn man einen Frosch essen muss, nicht zu viel Zeit damit verbringen sollte, ihn anzuschauen! Es zahlt sich aus, dies im Hinterkopf zu behalten. Vor allem, wenn du zu der Sorte Mensch gehörst, die ihre Aufgaben so lösen, indem sie erstmal den halben Tag mit Angriffsplanung und Aufregung verbringen. Öffne einfach die Augen und kaue den Frosch! Ansonsten wirst du gar nichts schaffen, Wichtigkeit hin oder her.

Wie kann ich meine Aufgaben besser priorisieren? 

Versuche, einen Mittelweg zu finden zwischen extrem wichtigen Aufgaben oder großen Zielen und solchen, die nicht so eine Wichtigkeit genießen! Ein hohes Ziel ist ein guter Motivator, doch beachte auch die jeweilige Dringlichkeit! Wenn Menschen das Gefühl haben, dass ihre Ziele nicht erreichbar sind, lassen sie sich schnell davon abschrecken, es überhaupt zu versuchen. Bedenke in puncto Selbstmanagement und Ziele setzen also sowohl deinen Enthusiasmus als auch deine Fähigkeiten!

Du musst wissen und entscheiden, warum du deine Ziele erreichen willst! Wird das Ergebnis die Investition wert sein? Ist die Aufgabe 

  • herausfordernd, 
  • wertvoll, 
  • spezifisch, messbar und 
  • mit einer bestimmten Frist versehen? 

Einige Ziele sind fortlaufend und werden daher nicht alle Kriterien erfüllen. Insgesamt ist ein gutes Ziel eines, das deine Zeit und Mühe wert ist. Doch das ist immer deine persönliche Entscheidung.

Wie findest du die Schnittmenge zwischen optimalem Zeitmanagement und deinen produktivsten Tagen?

Jeder Tag der Woche erfüllt für uns einen Zweck. Erfolgreiche Menschen berücksichtigen dies bei ihrem Selbstmanagement. Menschen, ihre Ziele und ihre Zeitpläne sind unterschiedlich. Jeder Tag bedeutet für jeden etwas anderes. Eine gute Möglichkeit, Prioritäten zu setzen, besteht deshalb darin, die Tage der Woche zu nutzen, an denen wir wissen, dass wir die meiste Energie haben.

Für die meisten Menschen sind dies gerade die arbeitsfreien Tage. Das ist zwar keine schlechte Idee, aber es kann sich auch schnell auf die Work-Life-Balance auswirken. Es ist sinnvoll und ratsam, beim Priorisieren von zu erledigenden Aufgaben die Tage zu berücksichtigen, an denen man gemeinhin in einer guten Verfassung ist. Du solltest halt nur nicht gerade den einzigen freien Tag in deiner zweiwöchigen Projektabschlussphase nutzen!

Ein Ehepaar sitzt nebeneinander, er schreibt eine Liste auf einem Klemmbrett.

Solltest du es offiziell machen? 

Bestimmt! Wenn man wichtige Aufgaben oder Meilensteine schriftlich festhält, führt es automatisch zu einer höheren Priorisierung. Das hilft auch beim Zeitmanagement. Menschen, die sich ihre Aufgaben notieren, fühlen sich diesen nachweislich noch stärker verpflichtet. Vielleicht erzählst du auch ein oder zwei Freunden von deinen dringenden Vorhaben. Bitte sie,

  • dir Fragen zu stellen,
  • dir zu helfen, Lücken zu füllen und
  • Fehler zu entdecken!  

Was sind Beispiele für Prioritäten?

Die Prioritäten eines jeden Menschen sind unterschiedlich und somit auch deren Dringlichkeit. Es gibt jedoch einige alltägliche Aufgaben und Arbeiten, die für nahezu alle von uns dieselbe Wichtigkeit oder, um beim Thema zu bleiben, oberste Priorität(en) besitzen. Im Folgenden findest du einige Beispiele für gängige Prioritäten, zwischen denen sich die meisten von uns regelmäßig entscheiden müssen.

  • Rechnungen für Haushaltsgeräte bezahlen,
  • unabhängiger werden,
  • eine neue Fertigkeit erlernen,
  • Haushaltsprojekte abschließen,
  • Hausarbeiten erledigen,
  • lernen, besser mit Geld umzugehen.

Dies sind nur einige Beispiele, aber es gibt viele weitere, und sie alle verursachen regelmäßig Schwierigkeiten beim Priorisieren und Konflikte im Zeitmanagement.

Gestresste und erschöpfte Frau, die am Schreibtisch sitzt.

Wie soll ich das bloß alles schaffen? 

Pläne sind entscheidend für ein gelungenes Zeitmanagement. Dies ist ein entscheidender Schritt, um Prioritäten umzusetzen. Ohne einen Plan hat ein Vorhaben wenig Aussicht auf Erfolg.

  1. Fertige eine Gesamtzusammenfassung des Ziels an, einschließlich Details wie Zeit, Kosten und Ort, um es authentisch zu machen!
  2. Entscheide, wo du anfangen willst!
  3. Erstelle dann einen detaillierten Schritt-für-Schritt-Plan mit den dringenden Aufgaben, die zum Erreichen nötig sind!
  4. Arbeite im Zweifelsfall schrittweise rückwärts vom Endergebnis aus!
  5. Setz dir Fristen, wenn du willst, aber halte sie realistisch, um Enttäuschungen zu vermeiden!
Lächelnde Geschäftsfrau, die Yoga im Büro macht.

Wie viel Flexibilität ist angemessen? 

Gutes Zeitmanagement folgt zwar einem Plan, ist aber immer auch flexibel. Dies ist die größte Herausforderung, um wichtige Aufgaben von solcher mit niedrigerer Priorität zu unterscheiden. Einen guten Zeitpunkt für den Start zu finden, hält den Prozess oft auf. Es wird nie einen perfekten Zeitpunkt geben. Ziele müssen einfach zu deinem Lebensstil passen. Unerwartete Ereignisse können dich ablenken und zu Prokrastination führen. Also bereite dich darauf vor, deine Motivation aufrecht zu erhalten! Wenn möglich, berichte anderen über deine Fortschritte! Der Plan muss auch deshalb flexibel sein, damit du ihn im Laufe der Zeit anpassen kannst. 

Musst du zu Kompromissen bereit sein?

Kompromisse zu schließen ist nicht einfach. Das gilt besonders in Bezug auf Prioritäten. Also sei offen dafür, dass sich Prioritäten im Laufe der Zeit ändern können. Während wir unsere Prioritäten setzen, um Aufgaben zu erledigen, kann es Straßensperren geben, die uns ein wenig zurückwerfen. Dies sollte kein entmutigender Faktor sein. Sieh diese Blockaden als Gelegenheiten für Kompromisse und um zu lernen!

Wie dringend ist die Dringlichkeit?

Prioritäten sind etwas, das wir alle haben und in Angriff nehmen wollen. In Anbetracht der allgemeinen Belastungen des Lebens und der Arbeit kann es manchmal stressig sein, den Überblick zu behalten und herauszufinden, was wirklich dringend erledigt werden muss und was nicht. Das muss aber nicht so sein!

Es ist möglich zu lernen, Prioritäten zu setzen und unsere persönlichen Prioritätenlisten zu optimieren! Die einschlägige Angebote im Bereich E-Learning oder auch im Rahmen von Zeitmanagement Seminaren sind vielfältig. Wir haben dir hier einige Tipps für den Anfang gegeben, der Rest liegt nun bei dir!